Whistleblowing: quali obblighi?

Con il termine “whistleblowing” si intende la segnalazione di violazioni nell’ambito di un’organizzazione pubblica o privata.

Chi è obbligato ad adeguarsi?

Tutte le aziende con organico superiore a 50 dipendenti (limitatamente alle aziende del settore finanziario indipendentemente dal numero di dipendenti).

Quale “scadenza”?

I principali termini temporali di adeguamento, in particolare per la creazione di canali di segnalazione adeguati, sono due:

  • 15 luglio 2023: aziende con 250 lavoratori o più;
  • 17 dicembre 2023: aziende con una media di lavoratori subordinati superiore a 50 e non superiore a 249.

Quali violazioni?

Violazioni che riguardano materie regolate dall’unione Europea, quali:

  • appalti pubblici;
  • servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo;
  • sicurezza e conformità dei prodotti;
  • sicurezza dei trasporti;
  • tutela dell’ambiente;
  • radioprotezione e sicurezza nucleare;
  • sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali;
  • salute pubblica;
  • protezione dei consumatori;
  • tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
  • ecc.

Come possono avvenire le segnalazioni?

Le fattispecie possibili previste dalla direttiva sono le seguenti:

  • «segnalazione» o «segnalare»: a eccezione dei fini di cui all’articolo 27, la comunicazione scritta od orale di informa zioni sulle violazioni;
  • «segnalazione interna»: la comunicazione scritta od orale di informazioni sulle violazioni all’interno di un soggetto giuridico del settore pubblico o del settore privato;
  • «segnalazione esterna»: la comunicazione scritta od orale di informazioni sulle violazioni alle autorità competenti;
  • «divulgazione pubblica» o «divulgare pubblicamente»: il fatto di rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni.

Che cosa può essere segnalato?

«Informazioni sulle violazioni»: informazioni, compresi fondati sospetti, riguardanti effettive o potenziali violazioni che si sono verificate o che molto verosimilmente potrebbero verificarsi nell’organizzazione presso cui la persona segnalante lavora o ha lavorato, o in altra organizzazione con la quale la persona segnalante è o è stata in contatto nell’ambito della sua attività professionale, nonché tentativi di occultare tali violazioni.

Quali obblighi?

Entro tale data le aziende soggette alla normativa sul whistleblowing devono adeguarsi predisponendo canali di comunicazione riservati a disposizione dei dipendenti e collaboratori per eventuali segnalazioni di illeciti rispetto a disposizioni normative nazionali o UE, di cui siano venuti a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato (ad esempio: illeciti amministrativi, contabili, civili o penali come corruzione, discriminazione e molestie sul posto di lavoro, violazioni dei diritti umani, mala amministrazione o mala gestione, uso improprio dei dati, ecc.).

I canali di segnalazione

I canali di segnalazione devono essere progettati per garantire la riservatezza dell’identità del dipendente segnalatore e tutelarlo da eventuali ritorsioni (es. licenziamento, demansionamento, discriminazione), devono garantire inoltre la riservatezza della persona coinvolta e aggetto di segnalazione, contenuto della segnalazione e dell’eventuale documentazione; tutti i dati relativi alle segnalazioni devono essere trattati e archiviati in modo conforme alla normativa sulla privacy.

Devono essere canali che garantiscono l’anonimato, che non consentono l’accesso a persone non autorizzate, le forme di segnalazione possono essere scritte oppure orali oppure in entrambe le forme, pertanto i canali di segnalazione devono prevedere queste modalità a favore dei dipendenti.

I canali di segnalazione possono essere gestiti da una persona o da un ufficio interno all’azienda e con personale specificamente formato oppure possono essere affidati a un soggetto esterni formati per questa specifica attività.

Le segnalazioni sia interne che esterne e l’eventuale documentazione ad esse correlate sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

Sono previste sanzioni?

È stato definito un regime sanzionatorio per le realtà che non hanno istituito canali di segnalazione, che non hanno adottato procedure per effettuare e gestire le segnalazioni ovvero quando tali procedure non sono conforme alla normativa, quando si accerta che non è stata svolta l’attività di verifica e l’analisi delle segnalazioni ricevute.

Un regime sanzionatorio è previsto anche per la persona segnalante nel momento in cui è stata condannata, per i reati di diffamazione o di calunnia.

[a cura di: Dott.ssa Monica Alberini, Dott. Matteo Melli – Syrios Srl]

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